Het Deventer Ziekenhuis speelt als middelgroot ziekenhuis een belangrijke rol in de regio Salland. In het ziekenhuis staan snelle toegang, kwaliteit, veiligheid, vertrouwen en persoonlijke aandacht centraal. Er werken ongeveer 2500 mensen. Het ziekenhuis telt 267 bedden in de kliniek, 73 bedden voor dagbehandeling en 12 bedden op Intensive Care (IC).

De juiste informatie, op de juiste tijd, bij de juiste stakeholders

Het ziekenhuis werkt met software van o.a. AFAS Profit, HIX, MedEye en Vidaví. Met andere woorden, een grote diversiteit aan informatiebronnen over FTE inzet, productie, protocollen en finance. Voor de afdeling Finance, Control & Informatie (FC&I) een hele kluif om deze data te transformeren tot bruikbare managementinformatie. Mark Klein Koerkamp, verantwoordelijk voor de afdeling FC&I: “Toen ik hier drie jaar geleden binnenkwam, concludeerde ik dat de managementinformatie die wij leverden aan de magere kant was. Enerzijds zag ik een team dat enorm trots was op hun net geleverde prestatie, het ontsluiten van de data met een datawarehouse. Anderzijds zag ik dat er weinig communicatie was met onze interne klanten, en zij eigenlijk niet goed wisten waar we mee bezig waren. Dit heeft me doen besluiten dat het tijdig leveren van relevante managementinformatie aan de juiste stakeholders één van mijn eerste speerpunten zou worden in mijn nieuwe functie.”

Voor het leveren van deze managementinformatie koos Mark Klein Koerkamp voor een gestructureerde aanpak. Digitaal adviesbureau Ilionx is gevraagd om een analyse te maken van de huidige stand van zaken en een plan te schrijven voor waar het ziekenhuis over 3 jaar kon staan. Mark Klein Koerkamp: “Onze informatie, zoals die vanuit de bronnen in ons datawarehouse staat, was prima. Het probleem zat hem in het front-end. De data kon, op basis van selfservice, niet op een visuele manier inzichtelijk gemaakt worden voor de gebruiker. Platte data in kruistabellen nodigt gewoonweg niet uit om verder te (onder)zoeken.”

De klantvraag begrepen

Het Deventer Ziekenhuis koos voor het implementeren van een nieuwe front-end oplossing. Na een marktonderzoek werden 6 partijen geselecteerd. Na de inkoopprocedure bleven er 3 partijen over: Cognos, Tableau en Qlik. Voor alle partijen zijn vervolgens referentie-bezoeken uitgevoerd en er is een kennismakingsochtend geweest waarbij zowel het FC&I-team als interne gebruikers aanwezig waren. Mark Klein Koerkamp: “Uiteindelijk heeft Victa, een Qlik Elite Partner die de implementatie voor hun rekening zouden nemen, de doorslag gegeven. Wij kregen het gevoel dat zij snapten wat wij bedoelden, en dat zij het ‘gewoon’ zouden regelen.

Na de implementatie zelfstandig verder ontwikkelen

Voor de implementatie heeft het team nauw samengewerkt met Victa. Het Deventer Ziekenhuis heeft ervoor gekozen de data via het datawarehouse te ontsluiten in verschillende dashboards. Er is een hoofddashboard, waar de belangrijkste management-informatie in een oogopslag inzichtelijk is gemaakt, en er zijn kleinere dashboards voor specifieke gebieden zoals finance, personeel, kwaliteit, kliniekbezetting en toegangstijden. Na de eerste implementatie heeft Victa het project overgedragen aan eigen medewerkers van FC & I, onder wie Marianne van Gurp. Zij vertelt: “Na de developer course bij Victa konden we zelfstandig aan de slag. Zo ben ik nu bezig met het koppelen van verschillende losse apps of dashboards, aan het managementinformatiedashboard. Dit maakt het mogelijk om via dit dashboard in de diepte te zoeken en verbanden te leggen tussen bijvoorbeeld HR en finance, of finance en productie.”